1. Phong cách và chủ đề rạp cưới

Phong cách và chủ đề rạp cưới là yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất, quyết định diện mạo tổng thể của buổi tiệc. Cô dâu chú rể nên chuẩn bị sẵn những ý tưởng về phong cách mong muốn (ví dụ: lãng mạn, tối giản, cổ điển, hiện đại, ...) và màu sắc chủ đạo (hồng pastel, trắng - xanh, vàng đồng...) trước khi gặp nhà cung cấp.

Hãy thảo luận xem đơn vị có thể đáp ứng được những yêu cầu này hay không, và có những mẫu thiết kế nào phù hợp với tầm nhìn của bạn. Hỏi về các tùy chọn trang trí cụ thể như loại vải (voan, lụa), loại hoa (hoa tươi, hoa lụa, hoa giấy), hệ thống đèn (đèn chùm, đèn LED, đèn dây), và các phụ kiện đi kèm (bàn gallery, backdrop chụp ảnh, thảm trải sàn). Đơn vị tư vấn cần giúp bạn hình dung rõ ràng về không gian sau khi hoàn thiện thông qua hình ảnh, bản vẽ 3D hoặc các dự án đã thực hiện.

2. Kích thước và cấu trúc rạp phù hợp với địa điểm

Kích thước và cấu trúc rạp cần được lựa chọn kỹ lưỡng để phù hợp với diện tích mặt bằng và điều kiện thời tiết tại địa điểm tổ chức. Cô dâu chú rể cần cung cấp thông tin chi tiết về địa điểm tổ chức (sân nhà, sân vườn, khuôn viên sự kiện), diện tích cụ thể, có vật cản nào không (cây cối, cột điện), và dự kiến số lượng khách mời.

Yêu cầu nhà cung cấp tư vấn về kích thước rạp phù hợp (chiều rộng, chiều dài, chiều cao trần), loại khung rạp (khung sắt truyền thống, khung không gian hiện đại, rạp trong suốt...) và các giải pháp che chắn chống chịu thời tiết (mưa, nắng, gió). Rạp cần đủ rộng rãi để bố trí bàn tiệc, khu vực sân khấu, lối đi và đảm bảo sự thoải mái cho khách mời mà không bị chật chội hay quá trống trải.

3. Các dịch vụ đi kèm và tiện ích bổ sung

Gói dịch vụ rạp cưới trọn gói không chỉ bao gồm rạp mà còn có nhiều dịch vụ và tiện ích đi kèm để buổi tiệc thêm hoàn chỉnh. Hãy hỏi rõ về những gì được bao gồm trong gói và những gì là dịch vụ bổ sung có tính phí. Các dịch vụ thường đi kèm có thể bao gồm: bàn ghế (loại, số lượng, có bọc ghế và nơ không), quạt/điều hòa, hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu, thảm trải sàn, backdrop, cổng hoa, và dịch vụ trang trí lối đi.

Ngoài ra, cũng cần hỏi về các tiện ích bổ sung như nhà vệ sinh di động, quạt phun sương, hay máy phát điện dự phòng (quan trọng nếu tổ chức ở nơi xa trung tâm hoặc lo ngại mất điện). Việc nắm rõ danh mục dịch vụ sẽ giúp bạn so sánh các gói của nhiều nhà cung cấp và tránh phát sinh chi phí không mong muốn.

4. Quy trình triển khai, lắp đặt, tháo dỡ và thời gian

Quy trình làm việc chuyên nghiệp, rõ ràng là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự kiện diễn ra đúng tiến độ và không gây ảnh hưởng đến lịch trình của gia đình.

Cô dâu chú rể cần hỏi về thời gian cụ thể để lắp đặt và tháo dỡ rạp, đảm bảo không gian được chuẩn bị sẵn sàng trước buổi tiệc và dọn dẹp gọn gàng sau khi kết thúc. Hỏi về đội ngũ thi công (số lượng người, kinh nghiệm), các biện pháp an toàn trong quá trình lắp đặt, và lịch trình làm việc chi tiết.

Cũng nên hỏi về thời gian thuê rạp tối đa (ví dụ: có được giữ rạp qua đêm để dọn dẹp hoặc chuẩn bị cho ngày hôm sau không) và phí phát sinh nếu có sự chậm trễ từ phía gia đình. Một quy trình rõ ràng sẽ giúp gia chủ chủ động sắp xếp công việc và phối hợp hiệu quả với nhà cung cấp.

5. Chi phí, hợp đồng và chính sách hỗ trợ

Yêu cầu nhà cung cấp đưa ra bảng báo giá chi tiết, minh bạch cho từng hạng mục, bao gồm cả các chi phí ẩn (nếu có). Cần làm rõ tổng chi phí trọn gói, phương thức thanh toán (đặt cọc, thanh toán theo đợt, thanh toán cuối cùng), và thời hạn thanh toán.

Đặc biệt, hãy đọc kỹ hợp đồng dịch vụ: chú ý các điều khoản về chính sách hủy/thay đổi dịch vụ, các trường hợp bất khả kháng (thời tiết cực đoan, dịch bệnh), chính sách bồi thường thiệt hại (nếu có). Hỏi về các ưu đãi, quà tặng kèm (nếu có) và chính sách hỗ trợ khác từ đơn vị trong suốt quá trình chuẩn bị và diễn ra đám cưới. Sự rõ ràng về tài chính và pháp lý sẽ mang lại sự yên tâm tuyệt đối cho cô dâu chú rể.